運用AI提升會議管理效率：簡化工作流程、落實會議待辦
在企業運營中，會議是溝通協調、決策規劃的重要環節，會議管理包含會議前、中、後三個階段之管理：會議安排、會議進行、會議結論與追蹤，然而，會議中臨時發想的議題討論、精準的會議紀錄整理與後續待辦事項的追蹤，往往耗費大量人力與時間。而人工智慧（AI）技術的引入，為解決這些問題提供了新的途徑。
首先，AI可以自動化會議紀錄的生成過程。透過語音識別技術，AI能夠即時轉錄會議對話，並透過自然語言處理（NLP）技術，將會議內容轉為逐字稿，並進一步識別出會議中的關鍵決策點、待辦事項和負責人。這樣，會議結束後，會議紀錄要便已準備就緒，省去了人工記錄的時間和可能出現的錯誤。
其次，AI可以協助追蹤和管理會議產生的待辦工作，將會議紀錄拆解為可追蹤的待辦事項，AI能夠根據待辦的緊急程度、負責人及完成期限，自動提醒相關人員，確保每個待辦工作都能得到及時的關注和處理。此外，AI還能夠整合這些待辦到專案管理系統，鑑別出影響專案的相關待辦，並使團隊成員能夠在同一平台上查看和更新進度，以進一步進行整合管理、提高工作效率。
再者，AI可以透過分析會議紀錄和團隊成員的工作模式，提供改進會議效率的建議。例如，AI可以識別出哪些類型的會議產生了最多的待辦工作，或者哪些人、哪些待辦耗時最久，從而幫助企業優化會議管理流程，減少不必要的會議時間，讓團隊成員能夠將更多精力投入到實際工作中。
與傳統的會議管理系統方式相比，採用AI技術能為企業會議管理大幅提升多方面的工作效率：
● 省去手動紀錄
AI可以即時轉錄會議對話，省去了手動記錄的時間和精力，從而提高了記錄的效率。
● 自動生成
AI能夠利用NLP技術識別會議中的關鍵資訊，快速生成會議摘要和待辦事項清單，加快了會議記錄的整理過程。
● 精準追蹤
AI可以自動提醒負責人關於待辦事項的完成期限，確保工作得到及時處理，提高了跟催的效率。
● 集中管理
AI將會議產生的待辦事項整合到會議管理系統中，方便團隊成員在同一平台上協作和更新進度，提高了工作管理的效率。
● 數據分析
AI通過分析會議記錄和團隊成員的工作模式，提供改進建議，有助於企業優化會議流程，從而提高整體會議的效率。
● 減少錯誤
AI的自動化處理減少了人工記錄和追蹤過程中可能出現的錯誤，提高了資訊準確性。
孟華科技 ezteamwork 新推出的新AI功能，即是為企業提供這樣一套全面的會議管理解決方案，協助企業在競爭中保持領先地位。
總結來說，運用ezteamwork AI導向的會議管理功能，企業不僅能夠實現會議紀錄的自動化彙整，還能夠有效追蹤和管理會議產生的待辦工作，進而提升整體工作效率。
