系統工具只是輔助，真正的關鍵是你
常有人在問有沒有哪套「比較好」的專案管理系統？ 或是哪套專案管理系統比較多人用？ 這讓我不禁想到小時候跟老爸打乒乓球，我每次擊球出界時總是「牽拖」球拍不好，而老爸卻總是傷口撒鹽地說會打的拿木屐也能打。這個故事告訴我們，基本功很重要，否則工具再好也沒用，但話說回來，當雙方功力相當時，工具就有可能是致勝差異之所在了。
專案管理的基本功有哪些呢？從標準方法(例如PMI的專案管理知識體系指南PMBOK ®Guide)的理解到各種最佳實務(Best Practices)的運用，還有各種軟技能(soft skills)與硬功夫(hard skills)，相信大家對這些並不陌生，在此就不贅述。
而專案管理的工具當然就是專案管理資訊系統(PMIS)了，在我擔任各類型企業輔導顧問近20年來，看過各式各樣的專案管理工具，從各種免費軟體、到最普及的Excel (是的，非常非常非常多人用Excel在管專案！)、到價格高昂的商業軟體，到底哪套專案管理系統或工具最適合我呢？
暫時撇開功能層面（別忘了有本事的人拿木屐也可以打桌球、打球棒也可以打高爾夫球），我們先來思考一下架構面。相信大家認同專案的成功有賴於良好的團隊協同運作，而您的專案團隊是定點(co-location)為主還是遠距分散呢？專案人員會需要經常移動嗎？專案形成是源自委託與契約(甲方-乙方)或是內部專案(發起人提案、長官指示等)呢？專案管理方式是瀑布(Waterfall)、敏捷(Agile)或混合(Hybrid)呢？專案利害關係人之間又是如何進行資訊傳遞（階層式、點對點、集中、分散、混亂）呢？
定點的團隊在內網(Intranet)協作可能方便些，但對外網路頻寬足夠時，直接上Internet協作也無不可；至於遠距分散或移動性高的團隊，當然Internet會是理想的選擇。瀑布式的專案環境通常其分工及階層較明確，而敏捷式的專案組織則相對較為扁平，再考量是否牽涉外部人員(無論是甲乙方)，因此不同的運作方式下，所需達到的權限管控程度也不一樣，這時可能商業軟體的支援就較完整。
功能方面，與其問系統有什麼，還不如思考自己需要什麼？但偏偏這是一個普遍的盲點，大家似乎在評估的時候都希望系統可以無所不能，但真正在用的時候卻又只想用最簡單的部分。想想大家所熟悉的文書處理軟體，我們到底用了幾成的功能呢？所以除了基本功能外，系統可提供多大的彈性與擴充性，在我們需要某些進階功能時，系統是否可以快速調整來滿足需求，這才是重點。
把上面這些問題想清楚，再看看哪套系統的架構最適合自己的專案環境來運作，這樣應該就不難找到適合的專案管理系統了。但還是要提醒，系統只是輔助工具，真正的關鍵還是人。馬雲說過：「複雜的事情簡單做，你就是專家；簡單的事情重複做，你就是行家；重複的事情用心做，你就是贏家。」，在此重新詮釋這三句話：
- 複雜的事情簡單做：找系統幫你；
- 簡單的事情重複做：用系統助你；
- 重複的事情用心做：一切都靠你！
