案例實績／研發製造
建置背景/挑戰
台灣大哥大的技術暨用戶管理處，負責 IT 部門的 software architecture（軟體架構）與相關 process（歷程）的制定等工作，同時必須支援公司其他部門之 e 化需求，因此同時間執行之專案數目相當多，需追蹤之 task（任務）及 issue 也相當繁瑣；而在專案執行過程中，當需要查閱過去執行過之相關紀錄資訊時，在沒有一個好的系統機制支援下，相當費時費力。在經過數個月的評估與試 run（運行）後，決定引進 ezteamwork™ 協同專案管理平台，使工作團隊間溝通更容易並提高工作效率。
解決方案
ezteamwork™ 的專案管理機制以工作流程為導向，提供專案 stakeholders（利害關係人）進行協同規劃、執行、溝通、與管控。結合知識管理的機制，將專案在規劃與執行過程中的工作歷程、Issues（議題）討論、及文件等專案知識，做有效的累積、運用、與管理，提供 whole project view（整體專案觀點）的知識，可大幅提升研發速度、縮短產品開發時程。
► 改變作業習慣與工作流程，透過協同作業模式分享資訊
剛導入時推行了一段時間，並不容易。對團隊成員來說，大多習慣以 spreadsheet（試算表）做各種專案追蹤事項之輔助工具，至於工作紀錄及文件檔案，多數人則依賴共用磁碟空間來做管理。但從管理層面來看，要保持 spreadsheet 的更新需要高度人工作業配合，因此要獲得最新即時資訊並不容易，而文件檔案又無法與相關工作流程有明確之連結，所以歷史資訊往往就塵封於檔案總管中，再利用率並不高。
為了提升部門之作業方式，我們從改變使用軟體的習慣開始：當需要使用 spreadsheet 彙整資訊的時候，即把此行為模式改成運用 ezteamwork™ 來組織資訊的架構。首先在 ezteamwork™ 建立專案，定義 WBS 工作架構及相關之規劃，再透過協同作業模式，由團隊成員使用 ezteamwork™ 來回報資訊，同時也可以分享文件檔案。不僅於此，當資訊是來自於各種不同的來源時，使用 ezteamwork™ 可非常彈性地依需求定義不同的資料欄位格式，並能依據資料彼此之間的關聯，制定工作流程。
► 善用 ezteamwork™ ，自訂各種管理架構範本
藉由以上所描述的方式，做出各種管理架構範本，再去與團隊成員溝通這樣的理念與想法，依照如此的導入過程，讓使用者實際體會系統所帶來的方便性。再者，因 ezteamwork™ 是一個非常 flexible（彈性化）的工具，所以在導入的過程中，建議至少訓練一位使用此工具的專家，或是套用適當的 template（範本）來幫助上手，並克服團隊成員的抗拒心理。但整體而言，ezteamwork™ 的入門難度並非很高，是有其價值所在。
► 工作中自然而然留存完整關聯架構
我所參與的專案有相當多的 IT 專案，而軟體系統開發專案的品管就需依賴好的 test case（測試案例）管理。昔日之作法為管理者先提供團隊成員一個 template，負責之團隊成員就將 test case 寫成文字檔，而每個 test case 的執行紀錄與結果，又是在另一個（或多個）檔案中，在專案執行過程與完成之後，經常無法掌握檔案去向。於是我希望能有一個管理工具，將所有的 test case 之資訊做有效的管理與存放，而執行的成果也能完整的被記錄下來。 ezteamwork™ 在這一方面提供相當好的支援，一開始先依照系統規格之功能（feature）、模組（module）或子系統（sub-system）建立工作分解架構（WBS），將 test case 與相關子系統直接連結，在執行時之測試進度或所遭遇的問題又可與 test case 連結，從 feature → test case → execution（執行）形成完整關聯架構。完成後，還可儲存為測試專案範本（template）作為下次快速建立相關專案工作架構使用。
► 處理客戶需求過程即時透明，提高客戶滿意度
我們也利用 ezteamwork™ 進行客戶需求管理。舉例來說，在會議中，主管提出客戶訪視計畫，並指派訪視客戶之人員。會議結束之後，若下屬無主動回報進度，且管理者也未加以詢問進度，則此計劃之執行與否，無人知曉，也可能就此漸被淡忘。但當我們將客戶訪視計畫放至 ezteamwork™ 協同專案管控平台上，從一開始的規劃、工作指派、到是否確實執行都能有所依循。若團隊成員確實執行了工作、並利用 ezteamwork™ 平台回報進度，同時配合平台上即時 e-mail 的發送，則管理者就可以得知此項工作之執行狀態。對於客戶所提出之需求與建議，我們也可以有一個清楚的輪廓與脈絡，並很容易針對客戶所提出之需求做各項統計，也可掌握各項需求之實際執行情形。由於資訊透明度與即時性的改善，無形中，也提高了客戶的滿意度。
► 高階管理者可隨時監控進度
高階管理者也可藉由 ezteamwork™ 產生報表，隨時 monitor（監控）所有專案計畫執行進度。因為 ezteamwork™ 的報表檢視模式是動態的，只要工作狀態更新，報表也會隨之更新。故會議上安排好之計畫不再乏人聞問，有了有效工具輔助，效率立見。
導入效益
► 彈性的系統架構，滿足客製化需求
若欲評估 ezteamwork™ 之價值，首先必須要提及的，是沒有一個工具是十全十美、無可挑剔的。但它最令人滿意之處是，當我有 e 化管理使用上之需求，雖可請 IT 部門設計所需之工具，或是額外購買商業軟體來使用，但藉由 ezteamwork™ 的彈性架構，在很短的時間內，無須外求，即可利用現成之平台，很快 customize（客製化）出所需之管理工具，並立即提供給我的團隊成員使用，這是我覺得 ezteamwork™ 最好的地方。
► 優化工作管理作業，提高資訊有效性
導入 ezteamwork™ 之成效，並不易使用量化方式呈現，但有一顯著之改變是，以往管理者在確認工作進度時，需逐一個別的收集資訊，其 performance（效率）與正確性並不彰；而使用 ezteamwork™ 之後，工作進度與相關資訊皆由團隊成員主動上傳更新的，而非被動的由管理者來追蹤管控，其差異相當明顯，且資訊之正確率亦大幅提高。
► 簡化人力負擔，集中核心能量
傳統的專案管理方式中，專案經理會耗費大量之時間與心力，於掌控專案團隊成員之工作進度與議題追蹤方面。但現在運用協同作業專案管理平台之後，專案經理之工作模式，隨之有了大幅改變，無須再追著每個團隊成員，便可即時掌控所有專案以及專案中的每個工作狀態，大幅提高專案之績效，並可將時間心力用於溝通協調與重要決策上。
台灣大哥大創立於西元1997年2月25日，為台灣電信領導品牌之一，經歷過2G、3G、4G數位時代，除了電信服務之外，也多角化經營多元產業，包含Internet(網路)、Media & Entertainment (媒體&娛樂)、E-Commerce (電子商務)。身為產業代表之一，台灣大哥大也積極整合企業核心能力與資源，努力實踐全方位的數位生活，以「創造最佳客戶使用經驗」為依歸，致力提供客戶最需要的產品、最高品質的服務和最安全使用的環境。
產業類別
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解決方案
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