成功導入PMIS的重要關鍵
導入PMIS，代表著一場企業變革轉型之路即將展開，它不僅將改變許多作業習慣，更意味著流程與制度的調整，甚至將衝擊原有的企業文化。欲有效完成這場變革，並使之成為企業轉型成功的關鍵，有三種人扮演著極重要的角色，分別是：
1. 企業高階主管
2. 主要的系統使用者, 包括專案經理與專案成員
3. 協助導入之顧問
首先來看企業高階主管所扮演的角色，他通常是這個導入案的贊助者(sponsor)，也是這場企業變革的推手。
我們常說高階主管的支持很重要，但高階主管要如何來展現他的支持？
第一，在導入開始的啟動(kick-off)會議，高階主管是否展示對這個導入專案的決心？是否明確宣示未來PMIS在企業營運的重要性？若高階主管未出席啟動會議，而交由評估單位或使用單位的主管來發言，甚至連單位主管都未現身，可以想見對參與導入的人員而言，這就只會是一項工作(assignment)，而不是一項必達的使命(mission)了。
第二，在導入過程，高階主管的參與極其重要，包含導入過程的掌握以及上線驗收的投入，我們通常會安排使用者在完成教育訓練的一段時間後，由他們直接對高階主管做成果展示，這時就是高階主管檢視初步成效的最好時機，也可讓使用者們，有在短時間學習、熟悉系統操作的動力。
第三，系統上線後，高階主管本身的習慣也要改變，他不應該再沿用舊的管理思維與模式，還是依賴專案經理做出漂亮的專案報告，而是讓系統說話；這不代表從此專案經理不需做專案報告，或是誤以為PMIS是一個把專案報告自動化的工具，而是報告中的所有數據，都應以專案管理系統為本，專案經理應對各項數據提出詮釋與說明，而所有人自然漸漸會養成使用PMIS的習慣。
“高階主管本身的習慣也要改變，他不應該再沿用舊的管理思維與模式．．．而是讓系統說話”
建立專案團隊對PMIS的正確認知
專案經理及專案成員將是系統的主要使用者，但在推動PMIS的過程中，卻發現往往也是阻力最大的一群，這通常是因為以下幾個不必要的擔心所造成的排斥：
第一，擔心增加自己的工作負擔；
第二，資訊一旦太過透明，擔心個人自由就降低；
第三，一旦建立起ｅ化的工作環境與資料庫，是否個人的經驗就得公開，而擔心自己在公司的重要性將漸漸失去？
為什麼說這些是不必要的擔心呢？首先大家應認知到，PMIS只是工具，它的價值在於使用的人，而不是工具本身。工具取代不了人的智慧，卻能幫助提高效率，能善用工具的人，可以把時間花在更有價值的智慧型工作上，而不是在繁瑣的作業層次；尤其現在都是打團隊組織戰，透過即時透明的資訊分享，團隊協同的效率更佳，個人績效亦得以彰顯，否則若每次的專案會議都只是行禮如儀，甚至人人自我防禦，這都不是組織發展所樂見的，對個人成長也是一點幫助都沒有。所以建立對PMIS正確的認知，是導入案中非常重要的關鍵。
“工具取代不了人的智慧，卻能幫助提高效率，能善用工具的人，可以把時間花在更有價值的智慧型工作上”
顧問引導與推動
而顧問通常是一個導入案的靈魂人物，前述高階主管、專案經理、專案成員的思維轉變，也都依賴顧問的引導。專業的顧問是從外來者的角度，將其多年的輔導經驗 ，協助企業突破現有作法的盲點，因應產業轉變和企業發展目標，建立或調整相對應的制度與流程，並透過ｅ化工具來加以落實。孟華的顧問訓練上，要求大家不僅是個好的傾聽者，更是好的建言者，我們的工作並不是幫客戶把office文書作業轉變為資料庫平台作業，而是協助客戶改變專案管理作法、以提升專案管理能力。
“我們的工作是協助客戶改變專案管理作法、以提升專案管理能力”
People, People, and People!
「人對了，事就成了」這句話經常反映在一個專案的執行上；而PMIS的導入專案，又何嘗不是如此? 要成功導入PMIS，只有一個關鍵，就是「人」：有了高階主管的支持、專案團隊的認同、再加上顧問的從旁協助，使PMIS成為工作環境的一部份，導入PMIS自然就成功了。
延伸閱讀：專案管理資訊系統 PMIS
