在企業運營中，會議是溝通協調、決策規劃的重要環節，會議管理包含會議前、中、後三個階段之管理：會議安排、會議進行、會議結論與追蹤，然而，會議中臨時發想的議題討論、精準的會議紀錄整理與後續待辦事項的追蹤，往往耗費大量人力與時間。而人工智慧（AI）技術的引入，為解決這些問題提供了新的途徑。

首先，AI可以自動化會議紀錄的生成過程。透過語音識別技術，AI能夠即時轉錄會議對話，並透過自然語言處理（NLP）技術，將會議內容轉為逐字稿，並進一步識別出會議中的關鍵決策點、待辦事項和負責人。這樣，會議結束後，會議紀錄要便已準備就緒，省去了人工記錄的時間和可能出現的錯誤。

其次，AI可以協助追蹤和管理會議產生的待辦工作，將會議紀錄拆解為可追蹤的待辦事項，AI能夠根據待辦的緊急程度、負責人及完成期限，自動提醒相關人員，確保每個待辦工作都能得到及時的關注和處理。此外，AI還能夠整合這些待辦到專案管理系統，鑑別出影響專案的相關待辦，並使團隊成員能夠在同一平台上查看和更新進度，以進一步進行整合管理、提高工作效率。

再者，AI可以透過分析會議紀錄和團隊成員的工作模式，提供改進會議效率的建議。例如，AI可以識別出哪些類型的會議產生了最多的待辦工作，或者哪些人、哪些待辦耗時最久，從而幫助企業優化會議管理流程，減少不必要的會議時間，讓團隊成員能夠將更多精力投入到實際工作中。

與傳統的會議管理系統方式相比，採用AI技術能為企業會議管理大幅提升多方面的工作效率：

●　省去手動紀錄

AI可以即時轉錄會議對話，省去了手動記錄的時間和精力，從而提高了記錄的效率。

●　自動生成

AI能夠利用NLP技術識別會議中的關鍵資訊，快速生成會議摘要和待辦事項清單，加快了會議記錄的整理過程。

●　精準追蹤

AI可以自動提醒負責人關於待辦事項的完成期限，確保工作得到及時處理，提高了跟催的效率。

●　集中管理

AI將會議產生的待辦事項整合到會議管理系統中，方便團隊成員在同一平台上協作和更新進度，提高了工作管理的效率。

●　數據分析

AI通過分析會議記錄和團隊成員的工作模式，提供改進建議，有助於企業優化會議流程，從而提高整體會議的效率。

●　減少錯誤

AI的自動化處理減少了人工記錄和追蹤過程中可能出現的錯誤，提高了資訊準確性。

孟華科技 ezteamwork 新推出的新AI功能，即是為企業提供這樣一套全面的會議管理解決方案，協助企業在競爭中保持領先地位。

總結來說，運用ezteamwork AI導向的會議管理功能，企業不僅能夠實現會議紀錄的自動化彙整，還能夠有效追蹤和管理會議產生的待辦工作，進而提升整體工作效率。

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近期文章

政府單位在管控計畫時，面對瞬息萬變的利害關係人需求、迫在眉睫的專案進度、難以掌控的成本超支，這些壓力常常讓你感到喘不過氣？專案經理要能有效帶領團隊，不能只靠土法煉鋼與隱性知識傳遞，在資訊科技不斷推陳出新的今天，善用工具將能大大提升專案的透明度，並引領團隊以最小的力氣，達到最大的效益。同時在執行專案的過程中，自動收集並建立良好的組織知識庫，使企業不僅管好現在的專案，更提高未來專案的成功率。

由於計畫由單位內各承辦人員個別管理，在顧問訪談後，發現各承辦人員的管理風格、方式皆有些許不同，為降低計畫交接、傳承時的門他們也觀察到在溝通方面，台灣企業多依賴大量的Email往來，但受限於Email單向式的資訊傳遞，較難做到即時的資訊分享。發現流程面與溝通面這兩個主要落差，讓陳威良與夥伴產生創業想法，希望開發出一個能幫助企業提高團隊協同工作效率的工具，因此2002年他們共同創立孟華科技，推出第一代產品，而後持續不斷地改良，而發展出今天的ezteamwork協作平台，目標鎖定營運中需要專案活動的客戶，提供一個全生命週期的管理平台。

▲ ezteamwork專案管理及團隊協作平台，能滿足不同類型的管理需求

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想在組織導入PMIS工具？先抓住團隊的心

但是，改變是最大的挑戰，無論再好用的團隊協同工具，都還是需要「人為」。組織對於導入專案管理資訊工具(PMIS)免不了有抗拒心理，面對這樣的導入障礙，孟華科技資深顧問龔竑漵建議，可以將組織內部區分成兩類對象來做導入前心態的調適與溝通，再執行三個階段性的系統導入作業：

第1類對象：組織高層

在完成流程重整後，第二階段係以搭配流程調整系統功能為目標，降低使用者學習門檻，並提升工作效率，配合流程說明與教學，系統在短時間內即迅速上線，並於上線後與使用者不斷互動，依據使用者需求進行系統調整，提升系統對於使用者的可用性與易用性。

第2類對象：專案團隊

導入專案管理系統後，因其具有跨平台、安全性、管理便利、可快速產生報表、協助規劃標準化計畫管理改變舊有思維，善用團隊協作平台提升工作的效益。例如：週報、月報等本來需透過Word、Power Point人工整理的資料，經由平日系統中的工作回報與專案資料保存，平台便能紀錄及自動彙整資訊，方便專案團隊成員管理及直接向上呈報，這些原本就在做的工作不僅不需要重工，平台又可以產出更多有益的資訊、提升整體工作效益，還可以將多出來的時間資源投入其他重要任務。

有企圖心導入專案管理系統的企業，專案管理本質都不錯，內部都有某種流程。」故只要調適好組織高層與專案團隊心態，接續在系統導入三階段就能加快步調，平均1～2個月便能幫助企業將專案管理流程強化跟優化。

— 陳威良總經理

ezteamwork系統導入階段

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團隊協作平台對不同利害關係人的效益

專案團隊協作工具，到底可以如何幫助組織提升營運效益？龔竑漵分別就業主與協力廠商、個人與團隊、專案管理辦公室、決策主管四個層面，進一步說明團隊協作平台能為各階層帶來的優勢。

1.審業主與協力廠商

協力廠商透過平台分享與回報專案資訊，業主可掌握專案團隊的最新進度、了解整體專案狀況，而在請款時，也可縮短雙方所需的文件確認作業時間。

2.專案經理（個人）與專案團隊

透過平台系統提供的功能，進行各式各樣包含範疇、時間、成本的專案規劃，除此之外，還可由團隊進行進度回報、上傳交付成果以及執行過程中的專案文件，專案經理也可更專注於專案執行監控。

3.專案管理辦公室

與個人和團隊不同，專案辦公室是企業中高層級的專案管理組織（部門），可透過平台協助公司建置專案流程範本、標準作業流程(SOP)及組織專案管理流程制度，供未來專案開案時直接參考及運用，如此不僅能節省許多重新修改、調整、規劃的時間，並可確保不同專案執行可依循一致的流程並交付一致性的產出，以及保留完整的經驗法則、組織過程資產，另外也能透過平台彙整公司大大小小專案的績效，整合成為一個良好的知識管理平台。

4.各層級主管

功能部門主管可透過平台可妥善地進行人力資源管理規劃，不僅能一目瞭然資源分配狀況、更可進行資源撫平；企業的中高階主管則可透過系統呈現的專案績效資訊快速掌握全公司專案現況，以做為決策分析輔助。

透過系統平台的即時回報，資訊可以公開透明的展現在各個不同層面。不必靠人為打電話、發Email告知其他團隊成員，所有的專案資訊都可以即時存取。ezteamwork團隊協作平台提供明確的帳號概念，每個帳號可以存取的資訊有權限上區分，便可以做良好的分權管理。

— 龔竑漵資深顧問

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專案型態多變　工具要求大不同

近幾年專案開始有越來越多種不同的新型態，除 了台灣較常見的瀑布式之外，敏捷式近幾年也開 始被嘗試運用，而更多的是並融兩者優點的混合式，一個工具是否具備彈性、可適應不同的專案 型態需求更顯重要，孟華科技另一位資深顧問陳 美螢將三種手法對工具的需求分析歸納：

1.瀑布式

對工具的要求是一開始可以制定時程跟成本計畫，且易於追蹤實際執行狀況並確保可貼近計畫，常用的工具如：甘特圖，如果專案預期進度與實際進度有落差時，系統可以自動警示，如果相符則代表中間浪費的資源越少，且如期完成的機率也較高。

2.敏捷式

一般期待一個可快速調整工作的可視化的工具，例如：看板且包含To do、Doing、Test、Done等狀態，並可以支援多個迭代的運作，在每個迭代進行多個工作項目的平行開發時，透過可視化的看板工具，專案團隊成員可分享彼此的進度，並快速進行調整以擁抱變化。

3.混合式

目前各界尚無一個明確的混合式定義，在ezteamwork中，混合式專案是基於一個主時程框架(Master schedule)，但每個大項任務可能不使用工作分解結構(WBS)來拆解，而是用敏捷式迭代的概念實做。一開始先依瀑布式的思維排定計畫，但僅須排至一定程度之大項即可（現實上可能也無足夠細節往下展開），此時可於甘特圖看到專案的主要時程發展，但在實際執行時則採用敏捷手法，針對每個大項任務動態地訂定所需執行的工作項目，並透過看板進行協同作業。

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專案型態多變　工具要求大不同

專案管理工具眾多，也許有人會質疑網路上亦有不少免費工具，為什麼還使用商業授權的工具呢？其中一個原因是許多免費工具常需要由自己的資訊部門來運作，如果無法自行維護，當遇到需調整系統以發展自己的工作模式時，或是需要某些功能升級時，就有可能無法獲得及時的支援，但商業授權工具則有廠商在服務客戶需求、定期更新及提供支援。陳威良提醒：「無論免費或付費工具都不是萬能的，還是要搭配公司流程跟制度運作才可達到效果。」才能將工具用的好、專案管的好，帶領團隊輕鬆協作，提升組織整體效益。

▲ ezteamwork個人化首頁呈現專案總覽

原文出處《專案經理》雜誌

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近期文章

知識管理（KM, knowledge management）是近幾年很夯的話題，許多企業積極推動知識管理背後的動機，主要是為專案經驗傳承與永續發展，對於面臨退休潮的企業或是人力異動頻繁的組織，如何把前人的經驗留下並讓後人無縫接軌，始終是一大挑戰。而專案都有結束的時候，不知大家都是怎麼保存專案的知識資產呢？

這幾年輔導不少企業進行研發專案管理，但發現會做的不會說、會說的不願意寫，這樣的情形比比皆是，造成企業內部知識管理無法落實。也許有人會說，我們有文件啊，我們都會寫結案報告作為組織流程資產。沒錯，結案報告當然要寫，而且越詳實越好，但好不容易經歷辛苦的專案奮戰，不少人最後就抱著「能過關」的低標心態在寫結案報告，遑論鉅細靡遺地紀錄專案過程的大小事了。

專案文件，例如計畫書、進度報告、各項交付物、以及結案報告等等，這些原本就會做，而且也會經過相關審核，所以大多數人會將這些文件納入知識庫（文件庫），這也是最容易做到的，但請大家也要思考或是回顧一下，這些文件的再利用率有多高呢？畢竟只收不用，也是一種資源的浪費。

但除了專案文件以外，個人認為最能具體呈現專案歷程也最能反應專案經驗的知識資產有兩類：

第一類是問題清單(Issue Log)

如果每件事都只需要照著計畫書按表操課，那專案成功率應該要很高才對，但為何總是聽到數不盡的專案苦水呢？就是因為突發狀況太多了，所以對於問題、異常或例外的處理能力，才能夠充分展現一個專案團隊的實力。而這些問題、異常或例外的紀錄就是Issue Log。Issue Log有兩個用途，一是追蹤列管(Tracking)、二是追溯省思(Tracing)，追蹤列管顧名思義，就是追蹤每個問題的處理情形，以確保它有被及時妥善地處理，而追溯省思則是記錄每個問題的來龍去脈，找出真正問題發生的原因並避免日後再發。所以Issue Log絕對不能只是押個日期或記個狀態而已，而要能充分滿足上述兩個功能，這樣當日後其他專案遇到問題時，歷史專案的Issue Log才能有所助益。

第二類則是通聯過程

試想航空器為什麼有黑盒子，而黑盒子又紀錄了些什麼？同樣的，一個專案的通聯過程，可以幫助我們抽絲剝繭地找出這個專案從開始到結束，中間到底發生過什麼事、又是怎麼處理的。所以如果說專案的最大知識庫，其實就是LINE的聊天紀錄跟所有的email，大家也就無須訝異了。但LINE聊天紀錄實在太多太雜了，所以一般而言，重要的事情不會只在LINE說說而已，後續正式一點的就會再發個文，而非正式一點的則會補個email。問題來了，email的寄件者與收件者可以是專案的任何人，那要怎麼把每個人的信箱彙整起來變成一個整合的大知識庫呢？要做好這件事就有賴專案成員平常做資料整理與記錄的工作習慣，否則相信事後整理是誰都不想去碰的，更不用說要從何存取專案成員的個人信箱了。

十多年前我自創了一個名詞PKM (Project Knowledge Management)，希望大家不要為PM而PM或是為KM而KM，在平常做專案管理(PM)的同時，就「順道」把知識管理(KM)做好，這樣不僅省事，也才是PKM的真諦。最重要的是能夠將專案的寶貴經驗完整且有效地傳承下去。

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